Papír v kanceláři není mrtvý

Papír v kanceláři není zdaleka mrtvý

S rozšířením internetu, e-mailu a cloudových úložišť mnoho lidí říká, že v 21. století není třeba, aby kanceláře fungovaly na papíře. Všechny dokumenty lze vytvářet a distribuovat v digitální podobě, čímž odpadá potřeba tiskáren nebo kopírovacího papíru.

Můžete však navštívit stovky kanceláří všech velikostí a v nejrůznějších odvětvích, a přesto najdete kopírovací papír, kartotéku a papírové role v hojné míře. Připouštíme, že papír možná nepoužíváme tak často jako před 20 lety, ale stále se denně setkáváme s tím, že tiskneme fyzické kopie dokumentů, přestože k nim máme přístup na obrazovce počítače. Důvodů, proč papír není mrtvý, je více; zde jsou jen tři:

1) Výtisky mohou umožnit soustředění

Digitální prezentace s notebooky a promítacími plátny mohou být na schůzkách skvělé, ale někdy se lidé snáze soustředí, když mají před sebou fyzické kopie dokumentů. Lze je předávat kolegům, aby si uvědomili klíčové statistiky nebo čísla, a usnadňují zapisování poznámek. Navíc tam, kde lze e-maily přehlédnout, ignorovat nebo jednou přečíst a zapomenout, lze papírové dokumenty připnout na nástěnky a stěny a upozornit na ně.

2) Přestávky od technologií

Ti, kteří tráví většinu pracovního dne u počítače, jistě ocení, že je důležité si občas od obrazovky odpočinout, aby si oči odpočinuly a mysl se soustředila. Někdy může být osvěžující vytisknout si dokumenty na papír, než je číst na jasné obrazovce počítače. Pro mnohé je navíc snazší zapisovat si poznámky nebo rozebírat detaily, když se dívají na tištěný dokument než na obrazovku.

3) Úřední korespondence

Ačkoli se v dnešní době velké množství korespondence vyřizuje prostřednictvím e-mailu, stále se vyskytují případy, kdy je třeba poslat dopisy nebo faxy, aby se splnil úřední protokol. Mnoho podniků přijímá objednávky na nákup a posílá faktury faxem. Jiné mohou potřebovat posílat dokumenty nebo smlouvy poštou, aby získaly oficiální podpisy, a ne naskenované digitální verze. Přestože digitální věk je v plném proudu, mnoho podniků stále dává přednost staromódnímu papíru, pokud jde o důležité dokumenty.